Gestión de procesos con el Kanban

Gestión Procesos es el tablero de seguimiento de solicitudes de admisión y organiza cada solicitud como una tarjeta que avanza entre etapas.

Elegir el nivel educativo

En la parte superior selecciona uno de los tableros:

• Educación Inicial.
• Educación Primaria.
• Media General.

Cada nivel tiene su propio conjunto de tarjetas y registro de actividad.

Qué significa cada columna

Columna	Uso dentro del proceso
Nuevas Solicitudes	Punto de entrada de solicitudes aún no iniciadas.
Evaluaciones	Etapa de orientación y coordinación.
Entrevista Director	Etapa posterior a las evaluaciones requeridas.
Aprobados	Solicitudes que completaron el proceso favorablemente.
Aprobados en Revisión	Solicitudes enviadas a una segunda revisión.
Rechazados	Solicitudes que seguirán el procedimiento de rechazo definitivo.

Mover una tarjeta

1. Confirma que estás en el nivel educativo correcto.
2. Mantén presionada la tarjeta.
3. Arrástrala hasta la columna de destino.
4. Suéltala en la posición deseada.
5. Atiende cualquier confirmación o mensaje mostrado por Lidera.

El sistema bloquea movimientos que no cumplen el proceso. Entre las reglas visibles están:

• No se puede devolver una tarjeta a Nuevas Solicitudes.
• Para pasar a Entrevista Director, deben estar aprobadas Orientación y Coordinación.
• Para pasar a Aprobados por el flujo regular, deben constar las aprobaciones de Orientación, Coordinación y Dirección.
• Desde Aprobados en Revisión, deben completarse las dos evaluaciones de revisión antes de pasar a Aprobados.
• Mover una tarjeta a Aprobados en Revisión exige escribir una justificación.

Diferencia entre mover y decidir

Mover una tarjeta a Aprobados o Rechazados registra el avance del proceso, pero la decisión definitiva se completa en la vista Solicitudes.

Trabajar con una tarjeta

Qué muestra una tarjeta

Cuando seleccionas Ver detalles, la tarjeta se expande y reúne la información necesaria para trabajar la etapa actual:

• Alumno y grado: identifica a quién corresponde la solicitud.
• Representante: muestra la persona responsable y sus datos de contacto.
• Cédula: permite verificar la identidad del representante sin abrir otra vista.
• Fecha de evaluación: indica la cita programada para la etapa activa.
• Controles de avance: botones como Aprobó Orientación o Aprobó Coordinación registran el resultado de cada evaluación.
• Observaciones: el comentario documenta la atención realizada y puede actualizarse cuando corresponda.

Selecciona Ver detalles para consultar los datos de contacto del representante y los controles correspondientes a la etapa. Según la columna y tus permisos, podrás:

• Programar la fecha y hora de evaluaciones.
• Registrar la aprobación de Orientación o Coordinación con un comentario.
• Actualizar el comentario o retirar una aprobación registrada.
• Programar una fecha de revisión y completar las evaluaciones de segunda oportunidad.
• Registrar la entrevista y aprobación de Dirección.
• Aprobar una tarjeta cuando el sistema habilite la acción.
• Ir a la solicitud desde tarjetas ubicadas en columnas finales.

Si una fecha coincide con otra cita, Lidera puede mostrar una advertencia de conflicto antes de guardarla.

Permisos del personal

Las acciones dependen de la cuenta:

• El personal institucional solo puede aprobar las áreas para las que tenga permiso.
• La edición de fechas para personal institucional depende del permiso de agenda asignado.
• Los movimientos hacia o desde Aprobados, Aprobados en Revisión y Rechazados están reservados a la Dirección/Administración.
• Los controles propios de la entrevista de Dirección no se muestran al rol de personal institucional.

tip

Cuando Lidera bloquee una acción, lee el mensaje completo: indica la aprobación, evaluación o permiso que falta.

Dinámica recomendada

1. Revisa las nuevas solicitudes del nivel.
2. Avanza a Evaluaciones y programa la atención.
3. Registra cada evaluación con un comentario breve y objetivo.
4. Avanza a la entrevista de Dirección solo cuando ambas áreas estén aprobadas.
5. Completa la decisión del proceso.
6. Abre Solicitudes para registrar la aprobación o el rechazo definitivo y, si corresponde, notificar a la familia.